OSTİM Teknik Üniversitesi bünyesinde evrakların dosyalanmasına ilişkin iş akışı aşağıdaki adımlar çerçevesinde yürütülmektedir:

1. Gelen ve giden evraklar teslim alınır

Evraklar elektronik ortamda EBYS üzerinden ya da fiziki olarak zimmetle teslim alınır.

2. Evraklar imza kontrollerinden geçirilir

Gelen evrakların elektronik ve/veya ıslak imzaları tamamlanmış mı kontrol edilir.

3. Evraklar dosya planına göre sınıflandırılır

Standart Dosya Planı esas alınarak evraklar uygun dosya kodlarına göre ayrılır.

4. EBYS sisteminde dosya kodu tanımlanır

İmzaları tamamlanan evraklar için EBYS üzerinde ilgili dosya kodu girilir.

5. Fiziki ve dijital dosyalama tamamlanır

Evraklar hem sistem üzerinde hem de arşiv dosyalarında doğru klasöre yerleştirilerek süreç tamamlanır.

OSTİM Teknik Üniversitesi Senatosu’na ilişkin iş akışı aşağıdaki adımlar doğrultusunda yürütülmektedir:

1. Evrak birimlerden gelir

Senato gündeminde görüşülecek belgeler ilgili birimlerden evrak sorumlusuna ulaştırılır.

2. Evraklar uygunluk açısından incelenir

Evrakların karar metinleri uygun biçimde hazırlanmışsa, ilgili personel üst yazı ile EBYS üzerinden iş akışı başlatır.

3. Gündem hazırlanır ve davet gönderilir

Birim evrak sorumlusu gündemi oluşturur, Senato üyelerine EBYS, SMS ve e-posta yoluyla toplantı daveti gönderilir.

4. Toplantı gerçekleştirilir ve kararlar yazılır

Toplantıda alınan kararlar taslak olarak yazılır, karar metinleri toplantı tutanağına dönüştürülür.

5. Tutanak elektronik imzaya açılır

Toplantı tutanağı ilgili personel tarafından EBYS üzerinden Senato üyelerinin elektronik imzasına sunulur.

6. Evraklar dosyalanır ve süreç tamamlanır

İmzalanan evraklar arşivlenir, süreç resmen tamamlanmış olur.